Nouvelle Fiche de Synthèse

Concord a repensé la fiche de synthèse des documents afin qu’elle soit plus puissante, plus personnalisable et plus facile à utiliser.

Visionnez la video pour une introduction à la fiche de synthèse.

 

La fiche de synthèse à toutes les étapes

La fiche de synthèse est maintenant disponible à tous les étapes du cycle de vie. Ainsi, vous pouvez définir la fiche de synthèse sur un modèle, sur un document en cours de validation ou de négociation et sur un contrat signé.

Par exemple, si vous définissez la fiche de synthèse depuis un modèle:

  • l’information sera transmise à tous les documents créés depuis le modèle
  • les renouvellements seront ainsi automatiquement définis une fois le document sera signé.

 

Champs personnalisés et tierce-partie

Deux nouvelles fonctionnalités sont ajoutés à la fiche de synthèse.

Champs personnalisés

Vous pouvez la personnaliser en ajoutant des champs personnalisés. Par exemple, vous pouvez ajouter un champ dédié au numéro de téléphone du signataire externe ou bien au numéro de commande. 

Pour ajouter un champ, cliquer "Ajouter un champ" et entrez un nom pour votre champ. Cliquez "Entrez la valeur du champ" si vous souhaitez d'ores et déjà définir la valeur de ce nouveau champ. 

 

Champ nom de la tierce-partie:

Définissez le nom de la tierce-partie avant même de l’inviter ce qui vous permettra de trouver plus facilement vos documents.

 Pour ajouter un nom de tierce-partie:

    • Cliquez sur "Ajouter nom de tierce-partie"
    • Entrez le nom
    • Cliquez Sauvegarder

 

Note: Les champs personnalisés et tierce-partie sont tous deux exportables dans l'export de données.

 

Nouveau Look 

Les formulaires sont maintenant plus clairs et allégés

Les formulaires sont maintenant plus clairs et allégés. Vous pouvez ajouter des détails à tout moment en cliquant sur les boutons renouvellement, préavis de résiliation et date d’effet.

Ex 1: Définir le cycle de vie

Cliquez sur Définir le cycle de vie pour commencer à entrer les informations du cycle de vie. Entrez la date de signature si vous la connaissez et la durée.

Si vous avez besoin d'ajouter des détails, vous pouvez cliquer sur Ajouter une date d'effet, un préavis de résiliation ou bien un renouvellement. 

Ex. Dans l'exemple ci-dessous, le contrat durera un an avec un préavis de 3 mois. Une renouvellement a été défini et commencera à la fin du contrat pour une durée de 1 an. Le renouvellement sera tacite avec un nombre de renouvellement maximum qui s'élève à 2.

 

Ex.2: Ajouter une clause: 

Cliquer sur Ajouter une clause et entrez vos informations. 

 

Si vous avez besoin de spécifier une durée ou une fréquence ou un montant financier, cliquer sur le bouton correspondant.

Ex. Dans l'exemple ci-dessous, une durée et un montant a été défini.

 

 

Trouvez l'information que vous cherchez en une seconde

Concord a organisé la section Cycle de vie afin que vous puissiez voir en un coup d’oeil quelles est la date de fin, la durée du contrat, les renouvellements et résiliations.

 

Ayez toujours le document sous les yeux

Grâce au nouveau design, vous pouvez ajouter de l’information à la fiche de synthèse tout en gardant le document sous les yeux. Il n’y a plus de fenêtres. Vous pouvez également modifier plusieurs éléments en même temps.

 

 

 

Alertes échéances

Concord a simplifié les alertes échéances.

Les alertes sont maintenant définie au niveau de chaque utilisateur et par conséquent il n’y a plus besoin de configurer chaque alerte pour chaque clause et pour chaque contrat. 

Personnalisez vos alertes:

Vous pouvez définir dans vos Préférences si vous souhaitez recevoir les alertes et combien de temps en avance vous souhaitez être prévenus d’une échéance.

Dans les Options >> Preferences, chaque utilisateur définit combien de temps en avance il souhaite recevoir les alertes. 

Dans l'exemple ci-dessus, toutes les échéances apparaîtront dans les alertes 90 days jours en avance.

Les utilisateurs peuvent se désabonner des toutes les alertes en décochant l'option.

Note: Pas d'actions sont requises pour que les utilisateurs reçoivent les alertes. Par défaut, les échéances sont définies pour être envoyées 180 jours en avance. 

 

Fréquence des alertes:

Les alertes sont maintenant regroupées dans un email hebdomadaire qui rassemble toute l’information et réduit le nombre d’emails que vous recevez.

 

Responsables / Observateurs deviennent des Collaborateurs:

Ceci permet de regrouper les Responsables et les Observateurs pour plus de simplicité.

 

 

 

 

FAQ:

Comment puis-je ajouter l'information du cycle de vie? 

  • Cliquez sur "Définir lifecycle"
  • Entrez sur date de signature si vous la connaissez ainsi que la durée
  • Cliquez Ajouter un préavis de résiliation pour entrer un préavis  
  • Cliquez Ajouter date d'effet si elle est différente de la date de signature 
  • Cliquez Ajouter renouvellement pour entrer les informations de vos renouvellements

Comment puis-je définir une condition financière?

Cliquer Ajouter clause. Insérez un titre à votre clause. Cliquer Ajouter montant financier pour ajouter des conditions financières à votre clause.  

Comment puis-je définir le montant financier total?

Le montant financier total est maintenant un champ personnalisé. Pour ajouter un montant financier total, cliquer sur Ajouter un champ, nommez le montant financier total et entrez la valeur du champ si vous la connaissez déjà. Vous pouvez définir ce champ sur un modèle afin qu'il soit présent sur l'ensemble des documents générés depuis le modèle.  

 

Comment puis-je définir les alertes concernant le cycle de vie et les clauses de mon document?

Les alertes sont définies automatiquement à partir de l'instant où vous avez indiqué les informations sur la durée, date de fin, renouvellements. De même, dès que les échéances des clauses de votre document ont été renseignées, les alertes sont automatiquement configurées. 

Tous les utilisateurs qui auront accès au document recevront les alertes hebdomadaires, selon leurs préférences et si ils ne se sont pas désabonnés. 

Par exemple: dans cette clause de fin de terme, l'échéance est le 31/03/2017. 

Les utilisateurs qui ont accès au document vont recevoir toutes les alertes liées au document, selon les préférences qu'ils ont renseignées. 

 

Qu'est-ce que Auto-accepter les renouvellements futurs?

Si vous cliquez sur Auto-accepter les renouvellements futurs, alors votre document ne passera pas au status "Renouvelé?" quand le document aura atteint le renouvellement. Vous n'aurez pas besoin de marquer le document comme renouvelé.  Par conséquent, le document se fera pas parti des alertes échéances.

  

Est-ce la Fiche de synthèse est partagée avec ma tierce partie? 

La Fiche de Synthèse est entièrement privée. Toutes les informations de laFiche de Synthèse ne sont pas visibles par les tierces-parties.

 

Où est le UID de mon document?

Vous le trouverez dans l'onglet Historique >> Audit trail. Descendez en bas de l'onglet Audit trail pour trouver le UID.

 

(Admin) Comment puis-je m'assurer que mes utilisateurs recevront les alertes échéances?

Les utilisateurs vont recevoir les alertes échéances du document si:

  • le document est partagé avec eux (via le bouton Partage ou via les tags), 
  • ils ne se sont pas désabonnés des alertes

 

(Admin) Qu'est-ce qu'un collaborateur?

Un collaborateur est un utilisateur qui a accès au document et recevra donc les alertes échéances liées à ce document selon ses préférences.

 

(Admin) Ai-je besoin de modifier mes Règles d'accès aux contrats? 

Vous n'avez pas besoin de modifier les règles d'accès  aux contrats. Tous les Responsables et les Observateurs sont maintenant des Collaborateurs, ce qui signifie que si un utilisateur est associé à une règle d'accès alors il recevra les alertes échéances selon ses préférences.

 

 

 

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