Définir les règles d'accès aux contrats par les Tags

En tant qu’administrateur, vous pouvez donner à des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs les droits d’accès à certains contrats - en addition des contrats qu’ils ont eux-mêmes générés.

Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec un abonnement Standard, Plus ou Entreprise.

Contrats concernés

Les types de contrats auxquels vous pouvez donner accès sont les suivants:

    • Modèles de contrat
    • Contrats déjà signés

Deux types d’accès possibles

Vous pouvez attribuer deux types d’accès à vos utilisateurs ou groupes d’utilisateurs:

Responsables

    • pourront lire et imprimer le contrat
    • recevront les alertes emails et sms pour les dates butoires du contrat

Utilisateurs

    • pourront lire et imprimer le contrat

 

Les accès sont définis pour un Tag donné

Les "tags" (catégories) vous permettent non seulement d'organiser et de retrouver plus facilement vos contrats, mais aussi de choisir facilement qui peut avoir accès à quels contrats parmi vos utilisateurs.

Exemple: Comme vous pouvez le voir ci dessus, pour tous les contrats qui portent le Tag Partner, le groupe Legal Team (LT) est assignée en tant que Responsable et Jane Brown en tant qu’Observatrice du contrat.

Note: Vous pouvez assigner à un Tag autant d’utilisateurs ou de groupes d’utilisateurs que vous le souhaitez.

 

Ajouter un droit d’accès aux contrats d’un Tag donné:

Ce sont donc les Tags qui vous permettent de gérer les règles d’accès aux contrats de votre entreprise.  

Important: Par défault, les nouveaux utilisateurs n’auront pas accès à ces contracts tant que vous ne leur aurez pas donné les droits d’accès.

Pour modifier une règle d'accès : Options > Options d’Entreprise > Droits d’accès aux contrats> Ajouter une règle d’accès > Tags / Responsables / Observateurs




Autres exemples de règles d'accès aux contrats :

Exemple 1 :

Cette règle concerne tous les contrats portant le Tag “Ventes”. Cette règle signifie:

  • 27 contrats portent le Tag "Ventes"
  • 2 groupes (FT et CT) et 3 utilisateurs sont Responsables
  • 3 utilisateurs sont Observateurs



Exemple 2 :

Cette règle concerne tous les contrats portant les Tags “finance” ET “2015”. Les Responsables et Observateurs associés à cette règle auront accès aux contrats qui comportent les deux Tags. Ils n’auront pas accès aux contrats qui portent le tag “Finance” ou “2015” seulement.

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