Workflow de Validation

Le workflow de validation permet aux utilisateurs d'ajouter une validation interne avant de procéder à la signature.


Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les plans Entreprise. Les plans Professional ont la possibilité d'utiliser un workflow de validation personnalisé au niveau des documents mais ne peuvent pas l'enregistrer pour des utilisations futures.

Ajout de la règle

Pour ajouter une règle au niveau de votre workflow il suffit de :
- cliquer sur « Workflows » au niveau de votre document. 

- Cliquer sur "Définir une validation"

- Vous pouvez désormais paramétrer votre workflow

 

 

- Les utilisateurs des plans Entreprise et Professional ont la possibilité de choisir le "Workflow personnanlisé"

 

Paramétrer le workflow personnalisé

- Une fois la validation définie, ajouter une étape si vous souhaitez que la validation se fasse sur plusieurs étapes.

- Sélectionner la ou les personnes que vous souhaitez intégrer dans la validation, vous pouvez aussi rajouter une ou des étapes.

Au niveau de la validation requise :

- validation requise d'une personne : si plusieurs personnes sont sélectionnées dans une étape de validation alors si une des personnes valide, le document passera à l'étape suivante de validation. Idem pour les équipes.

- validation requise de tout le monde : si plusieurs personnes sont sélectionnées dans une étape de validation alors toutes les personnes qui se trouvent dans l'étape de validation devront valider afin de passer à l'étape suivante. Idem pour les équipes.

Une fois les étapes paramétrées, cliquer sur enregistrer. Les étapes de workflow apparaîtront au niveau de votre document.

 

Pour les clients Entreprise :

Vous pouvez choisir votre workflow de validation parmi une liste prédéfinie 

 

Note: Les workflow d'entreprise peuvent être créé au niveau des options de l'entreprise 

Demande d'approbation

Il est possible d'automatiser la demande d'approbation ou la faire manuellement au niveau des cases à cocher qui se trouvent en bas du menu de "Définir une validation".

 Cette fonction vous permet d'activer la notification des prochains approbateurs de façon automatique. L'approbateur suivant retrouvera le contrat au niveau des actions requises.

Si elle n'est pas couchée, la notification devra se faire manuellement en cliquant sur la demande de validation

 

 

Les utilisateurs peuvent voir qui doit valider ainsi que le statut de la validation (rejet ou approbation).

 

Rejet ou approbation de la validation 

Les utilisateurs ayant un droit de validation peuvent :

  • approuver un contrat
  • Rejeter la validation
  • Annuler une approbation ou un rejet une fois sélectionné

Les utilisateurs peuvent modifier un contrat avant ou après que la validation soit faite, si une des parties (utilisateur, validateur, tierce partie) modifie le contrat après approbation, la validation devra se faire encore une fois pour que le contrat soit signé.

Note: lorsque vous rejetez une approbation, le workflow ne se réinitialise pas. L'utilisateur en question devra choisir d'annuler son refus une fois l'objection levée.

Afin d'annuler un rejet, l'utilisateur devra cliquer sur "Annuler le rejet" au niveau de la partie Worflows.

 

Note: Les seuls cas qui réinitialisent le workflow sont l'édition du contenu du contrat par un administrateur ou une personne ayant des droits d'édition.

 

Lorsque le workflow de validation est achevé, toutes les parties peuvent signer le contrat.

L'historique des modifications ainsi que le nom des approbateurs seront indiqués au niveau de l'Audit trail de votre contrat. Néanmoins, il ne sera pas communiqué aux parties tierces lors de la signature.

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