Workflow de Validation

Workflow de Validation


La fonctionnalité permet d’ajouter une étape de validation interne avant la signature finale du contrat. Cette fonctionnalité est disponible à partir des forfaits Plus et Entreprise.

C’est à partir de la fiche de synthèse des modèles ou d'un brouillon qu’il est possible de paramétrer une « approbation » du contrat par un ou plusieurs utilisateurs.

Etape 1 : Ajout de la règle
Pour ajouter une règle, et donc une étape de validation interne, il faut :
- Cliquer sur « Définir un workflow de validation »
- Sélectionner « tous » ou « un » afin de définir le nombre d’approbation voulu.
Si l’option « un » utilisateur est sélectionnée, il suffit qu’une personne parmi toutes celles sélectionnés approuve le contrat pour qu’il soit validé.
Si l’option « tous » est sélectionnée, alors toutes les personnes sélectionnées devront valider le contrat.
- Choisir les utilisateurs dont l’approbation est nécessaire.
Tant que les approbateurs n’ont pas donné leur approbation, le contrat ne peut pas être signé en interne. Ils peuvent visualiser, modifier, approuver et signer le contrat.

Afin que les approbateurs donne leur approbation, les utilisateurs du contrat doivent « Demander l’approbation » en cliquant sur le bouton dédié.

 

Etape 2 : La phase de validation et de négociation
La phase d’approbation permet de bloquer la signature du contrat et non la phase de validation ou négociation.

La présence d’un encadré à droite du contrat, permet de visualiser la règle appliquée à ce contrat, ainsi que les différents approbateurs et leurs décisions vis à vis du contrat.

La tierce-partie ne peut pas signer tant que le contrat n’est pas « approuvé » par une ou plusieurs personnes.

Etape 3 : Approuver ou non un contrat
La modification du contrat peut se faire avant et après l’approbation d’un ou plusieurs utilisateurs.
Si un simple utilisateur, un approbateur ou même une tierce-partie modifie le contrat, les approbations ne sont plus valables et le contrat doit à nouveau être approuvé pour être signé.

Les approbateurs peuvent donc :
· Approuver le contrat
· Refuser d’approuver le contrat
· Annuler l’approbation ou le refus d’approbation

Etape 4 : Après l’approbation
Lorsque l’un ou tous les approbateurs ont approuvé le contrat, il peut donc être signé par toutes les parties comme pour tout autre contrat.
Toutes ces activités sont répertoriées dans l’historique du contrat, qui se trouve à droite de celui-ci et est caché pour les tierces-parties.

 

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