Paramétrer la fiche de synthèse et les alertes

Pour tous vos contrats signés, Concord vous permet :

  • De paramétrer une fiche de synthèse, afin de regrouper les principales informations de votre contrat (date de signature, fin, préavis, principales clauses, etc.). Vous n'aurez plus besoin de relire votre contrat dans sa totalité.
  • De configurer des alertes pour toutes vos échéances (fin, préavis, renouvellement, etc.) afin d'être prévenu au préalable par mail ou par SMS. Vous ne manquerez plus jamais d'échéances. 

 

 

Remplir les rubriques de la fiche de synthèse

La fiche de synthèse d'un contrat est divisée en plusieurs rubriques :

  • Informations générales, qui regroupe le titre du contrat, les signataires et les tags.
  • Cycle de vie, où vous pouvez indiquer la date de signature, la durée, les préavis, etc.
  • Champs personnalisés, qui vous permettent de personnaliser votre fiche de synthèse 
  • Clauses, qui vous permet d'ajouter toutes les clauses et les flux financiers qui vous semblent utiles

 

Ajouter le nom de votre tierce partie, description et tags:

  • Définissez le nom de la tierce-partie avant même de l’inviter ce qui vous permettra de trouver plus facilement vos documents. Le nom de la tierce-partie sera rempli automatiquement par Concord quand le document is signé
  • Entrez une description et ajoutez des tags 


Pour modifier le cycle de vie du contrat :

 

Cliquez sur Définir le cycle de vie pour commencer à entrer les informations du cycle de vie. Entrez la date de signature si vous la connaissez et la durée.

Si vous avez besoin d'ajouter des détails, vous pouvez cliquer sur Ajouter une date d'effet, un préavis de résiliation ou bien un renouvellement. 

Ex. Dans l'exemple ci-dessous, le contrat durera un an avec un préavis de 3 mois. Une renouvellement a été défini et commencera à la fin du contrat pour une durée de 1 an. Le renouvellement sera tacite avec un nombre de renouvellement maximum qui s'élève à 2.

Concord a organisé la section Cycle de vie afin que vous puissiez voir en un coup d’oeil quelles est la date de fin, la durée du contrat, les renouvellements et résiliations.

 

Pour ajouter un champ personnalisé :

Vous pouvez personnaliser la fiche de synthèse en ajoutant des champs personnalisés. Par exemple, vous pouvez ajouter un champ dédié au numéro de téléphone du signataire externe ou bien au numéro de commande. 

Pour ajouter un champ, cliquer "Ajouter un champ" et entrez un nom pour votre champ. Cliquez "Entrez la valeur du champ" si vous souhaitez d'ores et déjà définir la valeur de ce nouveau champ. 

 

Pour ajouter une clause :

Cliquer sur Ajouter une clause et entrez vos informations. 

 

Si vous avez besoin de spécifier une durée ou une fréquence ou un montant financier, cliquer sur le bouton correspondant.

Ex. Dans l'exemple ci-dessous, une durée et un montant a été défini.

 

 

Qui recevra les alertes échéances par email?

Concord vous prévient automatiquement par email de toutes vos échéances à venir. Ces alertes sont disponibles pour toutes les échéances de votre contrat : début, fin, préavis, échéances sur les clauses, etc.

Les utilisateurs vont recevoir les alertes échéances du document si:

  • le document est partagé avec eux (via le bouton Partage ou via les tags), 
  • ils ne se sont pas désabonnés des alertes

Les utilisateurs peuvent définir dans leur Préférences si ils souhaitent recevoir ou non les alertes de leurs documents et combien de temps en avance ils souhaitent être alertés.

 

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