Tableaux de Bord

Avec les Tableaux de bord sur Concord, vous avez une vue détaillée de l’activité de vos documents. Les Tableaux de bord vous apportent des informations complètes et détaillées sur l'ensemble de vos documents.

Pour accéder à cette fonctionnalité, cliquez sur l'icône , située dans la barre de navigation à gauche

Les Tableaux de bord sont constitués de deux onglets: Documents et Echéances.

Les Documents

L'onglet Documents contient des informations relatives à l'activité de tous les documents auxquels vous avez accès.

Le nombre de documents : ce graphique représente le nombre total de documents auxquels vous avez accès, soit parce que vous êtes à l’origine du document, soit parce qu’on vous a donné accès au document. Le nombre de documents est représenté à travers le temps.

 

  • La courbe verte représente le nombre de documents signés.
  • La courbe orange représente le nombre de documents ayant les statuts Négociation ou Signature en cours.
  • La courbe jaune représente le nombre de documents en cours de Validation. Un document est en « validation » quand il a été partagé uniquement avec des collègues. Cette courbe vous permet de savoir en un coup d'oeil combien de documents doivent encore être partagés avec un tiers pour signature.
  • La courbe bleue représente le nombre de modèles.

Avec ce graphique, vous pouvez voir la courbe progression du nombre de documents auxquels vous avez accès au cours du temps.

 

Statuts des documents par date de création: ce graphique représente l'état actuel de tous les documents auxquels vous avez accès.

Le graphique montre l'état actuel des documents créés lors d'un mois donné.

  • Les barres vertes représentent le nombre de documents signés
  • Les barres orange représentent le nombre de documents en négociation ou en cours de signature.
  • Les barres jaunes représentent le nombre de documents qui sont encore au stade de validation.

Exemple : Au mois de novembre, 9 documents ont été créés. Parmi ces documents, 1 est encore en validation, 7 sont en négociation, et 1 document a été signé.

Grâce à ces données, vous pouvez déterminer la performance de votre équipe en comparant l’évolution de la négociation des contrats et la durée de votre cycle contractuel.

 

Documents signés sur Concord : ce graphique représente le nombre de documents qui ont été signés électroniquement sur Concord.

 

En plaçant le curseur sur les barres vertes, vous verrez s’afficher le nombre de documents auxquels vous avez accès et qui ont été signés, pour un mois donné.

 

Statut des documents exécutés par date de signature : ce graphique représente l'état actuel des documents exécutés auxquels vous avez accès.

 

  • En plaçant le curseur sur la barre verte claire, vous verrez le nombre de documents qui ont un statut Signé. Cela signifie que la fiche de synthèse n'a pas été remplie et Concord ne peut donc pas déterminer si le contrat est toujours en vigueur ou non.
  • En plaçant le curseur sur la barre verte foncée, vous verrez le nombre de documents actuellement en vigueur.
  • En plaçant le curseur sur les barres grises, vous verrez le nombre de documents qui ont été terminés, résiliés, ou qui entreront en vigueur dans l'avenir.

Exemple : en novembre, 18 documents ont été exécutés sur Concord, soit via la signature électronique, soit par import de contrats déjà signés. Parmi ces 18 documents, 2 sont toujours en vigueur et 1 document a pris fin. Les fiches de synthèse pour 15 documents ne sont pas complètes et ont donc le statut Signé.

 

Les Echéances

L'onglet Échéances contient des informations sur les fins de contrats à venir et les dates de renouvellement.

Nombre de documents avec échéances de résiliation ou de renouvellement : ce graphique représente le nombre de documents avec des échéances de résiliation et de renouvellement à venir, par mois.

 

  • En plaçant le curseur sur l’une des barres, vous saurez le nombre de documents possédant des échéances de résiliation ou de renouvellement dans les prochains mois.

Par exemple : en septembre j'ai 1 contrat qui prendra fin ou qui se renouvèlera, en fonction des termes du contrat.

Remarques :

- Si vous n’avez pas rempli les informations du cycle de vie de certains de vos contrats, ces derniers ne seront pas représentés dans le graphique. (Paramétrer la fiche de synthèse et les alertes)

- Ce graphique ne tient pas compte des préavis de résiliation que vous ou votre équipe avez configuré sur les documents.

 

Nombre de documents nécessitant des actions de résiliation et de renouvellement : ce graphique représente le nombre de contrats par mois pour lesquels des actions de résiliation ou de renouvellement ont été configurées (préavis, résiliation, renouvellement).

 

  • En plaçant le curseur sur l’une des barres, vous saurez combien de contrats nécessitent des actions à entreprendre sur la résiliation ou le renouvellement, pour un mois donné.

Si vous et votre équipe ont configuré des préavis de résiliation sur vos contrats, alors ce graphique sera très utile. Il vous permet de visualiser rapidement quelles sont les dates des "actions" de résiliation ou de renouvellement qui doivent être appliquées à vos documents, vous permettant ainsi d’anticiper.

Comment ? Ce graphique prend en compte les avis anticipés de résiliation configurés dans le cycle de vie du contrat.

Remarque : en cas de présence d'un préavis de résiliation, c'est la date du préavis qui est prise en compte.

Exemple : en Septembre, 21 documents nécessiteront des actions de résiliation ou de renouvellement.

 

 

 

Filtres et Export

Vous pouvez filtrer les données que vous voyez par dates, par tags, et si vous êtes un administrateur, en jonglant avec l’ « Accès administrateur ». Pour filtrer les données, il suffit de sélectionner, en haut de la page, le filtre que vous souhaitez appliquer.

Remarque : si vous êtes un utilisateur sans le statut d'administrateur, l'utilisation du filtre « Accès administrateur » n'aura pas d'impact sur les données graphiques affichées.

Note pour les Administrateurs : voici quelques conseils lors de l'utilisation du filtre « Accès administrateur » 

  • Tous les documents : les graphiques vous présenteront les données de tous les documents de l'entreprise
  • Documents en Accès administrateur : les graphiques vous présenteront uniquement les données des documents pour lesquels vous avez un accès en copie cachée, via les fonctionnalités  « Accès administrateur »
  • Documents en accès direct : les graphiques vous présenteront uniquement les données des documents pour lesquels vous avez un « réel » accès (par exemple, les documents pour lesquels vous êtes l’initiateur, les documents partagés avec vous via la fonction "Partager", les documents partagés avec vous via les tags).

Attention: Vous devez activer l'option Accès administrateur dans les Options de votre entreprise afin d'utiliser ce filtre. 

Enfin, vous pouvez exporter toutes ces données en format CSV, Image ou Excel. Pour exporter les données, il suffit de cliquer sur le bouton Exporter en bas à gauche. Vous avez également la possibilité de personnaliser l'export avant de procéder au téléchargement.

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