Créer et partager des dossiers

Les dossiers sont utilisés pour accorder et restreindre l'accès par un utilisateur à des documents spécifiques d'une organisation. Tous les modèles et documents signés placés dans un dossier seront accessibles par tous les utilisateurs/équipes avec qui le dossier est partagé, sans aucune autre action.

Une structure de dossiers efficace aidera à garder les documents organisés et assurera un accès correct en fonction des autorisations. Cela permettra également de maintenir la conformité dans toute votre organisation, ce qui, en fin de compte, augmentera la productivité et l'efficacité.

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Créer un dossier

  1. Depuis l'accueil, cliquez sur l'icône ⚙ en bas à gauche de votre écran et cliquez sur Options.
  2. Cliquez sur Dossier au niveau des options de l'entreprise.
  3. Depuis la page Dossier, cliquer sur le bouton CREER UN DOSSIER.
  4. Entrer le nom du Dossier qui vous souhaitez utiliser pour organiser vos documents 

Note : Vous pouvez aussi ajouter des sous-dossiers en cliquant sur "Placer le dossier dans" et en sélectionnant le dossier parent

      5. Une fois terminé, cliquez sur le bouton CREER

Note: si vous avez déjà des utilisateurs ou équipes créées au niveau de votre compte, vous pouvez cliquer sur le bouton "CREER ET PARTAGER" pour donner accès aux documents de vos dossiers. 

Note : Seuls les administrateurs ont la possibilité de définir les accès et la hiérarchie des dossiers.

Gérer les droits d'accès

  1. Depuis l'accueil, cliquez sur l'icône ⚙ en bas à gauche de votre écran et cliquez sur Options.
  2. Cliquez sur Dossier au niveau des options de l'entreprise.
  3. Depuis la page Dossier, cliquez sur les cases à cocher des dossiers dont vous souhaitez assigner des accès.
  4. Une fois sélectionné, cliquez sur le bouton partager qui apparaît en haut de la page.
  5. Un menu déroulant apparaitra, il vous permettra de sélectionner les utilisateurs et/ou les équipes.

Note : un compte devrait déjà avoir des équipes et utilisateurs créés à ce niveau d'initiation. Si ce n'est pas le cas, les dossiers peuvent être créés et les droits assignés une fois que les utilisateurs et équipes créés.

     6. Une fois les utilisateurs et équipes sélectionnés, cliquez sur le bouton enregistrer.

Note : les utilisateurs ayant accès à un dossier parent auront accès à tous les sous-dossiers, tandis que les utilisateurs ajoutés uniquement à un sous-dossier n'auront accès qu'aux documents contenus dans le sous-dossier, mais pas au dossier parent.

 

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