Organiser et filtrer les documents avec les Tags

Les Tags servent à organiser et regrouper vos documents dans Concord en dehors de la structure des dossiers. Lors de l'utilisation de la Recherche Globale pour filtrer vos documents dans Concord, vous pouvez décliner vos résultats par Tags.

Astuce: pour un document contenant plusieurs Tags, la bonne pratique serait de les créer en fonction du type de documents ou catégories (exp. clients, fournisseurs, RH, NDA)

Note : les compagnies créées avant mai 2019 utiliseront les tags pour organiser les documents ET y donner accès.  

Créer des Tags

  1. Depuis l'accueil, sélectionnez l'icône ⚙ en bas à gauche de l'écran et cliquez sur options
  2. Sélectionnez Tags au niveau des options de l'entreprise sur la gauche
  3. Au niveau de la page Tags, cliquez sur AJOUTER UN NOUVEAU TAG.
  4. Renseignez le nom du Tags souhaité
  5. Une fois renseigné, cliquez sur le bouton CREER. 

Note : seuls les administrateurs ont la possibilité de créer et gérer les tags 

Ajoutez des Tags à un document 

  1. Depuis l'accueil, sélectionnez Documents à gauche de l'écran 
  2. Au niveau de l'inbox, sélectionnez un document existant pour ajouter des Tags, ou sélectionnez Nouveau Documents au haut à gauche de votre écran.
  3. Une fois sélectionné, cliquez sur le champ Tags au niveau de la synthèse sur le champ de droite.
  4. Une liste de Tags existants apparaîtra. Sélectionnez le Tag que vous désirez ajouter.

Note : Si un Tag n'existe pas, vous avez la possibilité d'ajouter un nouveau Tag (sans espaces, virgule, deux points, point virgule) et tapez entrer au niveau de votre clavier pour l'enregistrer. Le nouveau Tag s'ajoutera automatiquement à votre liste de Tags.

      5. Vous pouvez ajouter plusieurs Tags si besoin

      6. Une fois terminé, cliquez sur le bouton ENREGISTRER.

Visibilité des Tags dans l'inbox

Les Tags ne sont pas visible au niveau de l'inbox par défaut. Pour afficher la colonne des Tags, cliquez sur MODIFIER LA VUE en haut à droite de l'inbox.

Note : Tous les utilisateurs ayant un compte peuvent changer la vue (ou filtrer) au niveau de l'inbox 

Supprimez les Tags 

  1. Options -> Options de l'entreprise -> Gestion des Tags 
  2. Cochez les cases des tags que vous voulez supprimer
  3. Cliquez sur le bouton "supprimer tag"
  4. Confirmer la suppression

Note : Seuls les administrateurs ont la possibilité de supprimer les Tags.

Regardez & répétez 

 

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